Vous ne lâchez pas votre objectif des yeux: cette semaine de pause avec votre personne préféré et/ou votre série préférée sur Netflix. Vous êtes prêts à vous relâcher, à mettre vos doigts de pieds en éventail, et à ne plus penser boulot pendant quelques jours.

Et puis… panique.

Parce que sans personne pour s’occuper de votre business, vous êtes à peu près sur que vous:

  1. allez perdre tous vos clients immédiatement
  2. n’aurez plus un sou en banque à votre retour
  3. devrez tout recommencer à zéro… et franchement c’est trop… du coup, vous envisagez déjà de retourner dans ce bureau bien corporate que vous aviez juré ne plus jamais revoir

Attendez une minute.

Remettons les pendules à l’heure: avec un peu de préparation, vos vacances de rêve ne sont pas si difficile à atteindre… même si vous êtes la seule personne aux commandes de votre entreprise. Ou l’une des seules personnes…

Préparer votre business pour une petite pause demande un peu d’effort, mais c’est plus facile que ça en a l’air. Alors, par où on commence?

Faire une pause: vous avez deux options

Imaginons que vous soyez auto-entrepreneur.

Vous faites tout: le job pour vos clients, le marketing, la comptabilité et le reste. Vous avez atteint ce dont vous rêviez… mais vous n’imaginiez pas que vous ne pourriez jamais vous en éloigner.

Vous pouvez, pourtant, et il y a deux manières de le faire:

Option 1: augmentez vos heures de travail avant vos vacances pour que tout soit fait d’avance
Option 2: trouver un moyen de vous faire remplacer pendant votre absence.

Même si l’option 1 peut sembler être une excellente idée aujourd’hui, vous n’aurez jamais autant besoin de vacances qu’après avoir fait deux semaines de 60 heures d’affilée.

Donc, option 2!

Voici comment vous y prendre:

Trouver les bonnes personnes

Pour vous éloigner un peu de votre entreprise, vous allez devoir identifier exactement ce que vous faites chaque jour pour pouvoir trouver les bonnes personnes pour prendre le relai en votre absence.

Ça a l’air simple comme ça, mais la plupart des gens n’ont en fait pas une idée claire de ce qu’ils font de leurs journées!

Voici comment procéder.

1. Faites une liste de toutes les choses que vous faites au quotidien. Incluez les tâches et le nombre d’heures approximatif que vous passez sur ces tâches.

Conseil: ne n’essayez pas de tout faire de tête. Prenez note de vos activités pendant une semaine ou deux. Un outil comme Toggl est parfait pour ce genre de choses!

2. Décidez de ce qui peut être fait à l’avance ou automatisé. Vous écrivez vos publications pour les réseaux sociaux au fur et à mesure? Programmez-les d’avance avec un outil de management! Plus vous pouvez en faire d’avance (sans vous épuiser jusqu’à la moelle), plus vous pourrez vous relaxer quand vous partirez. Pour le reste, passez à l’étape trois.

3. Cherchez les groupes de gens qui font la même chose que vous. Si vous n’êtes pas encore un.e. adepte du networking, Facebook et LinkedIn ont les communautés d’entrepreneur parmi les plus actives, et prêtes à vous filer un coup de main.

Utilisez ces groupes pour trouver des freelancers ou des assistantes virtuelles (tant que cela n’est pas contraire aux règles du groupe). Soyez super spécifique sur ce que vous cherchez, ces publications ont souvent de nombreuses réponses. Voici un petit script qui pourra vous aider:

Mon équipe s’étoffe! Je cherche des experts à temps partiel en: service client (téléphone et email), réseaux sociaux (création de contenu), et WordPress. Envoyez-moi un email avant vendredi à vous@votresiteweb.fr avec l’objet “recherche team” et votre spécialité, vos tarifs et le nombre d’heures disponibles que vous avez par semaine. Merci!

Précisez aussi combien de temps vous allez vous absenter, ce qui représentera la durée du job que vous proposez. Quasiment tous ceux qui vous contacteront vous poseront la question, donc autant être clair dès le départ.

5. Parcourez ces réponses et organisez des entretiens avec ceux qui vous semblent être un bon match! Il existe des freelance et des Assistantes Virtuelles pour quasiment tous les besoins et toutes les occasions ; pas seulement en terme de spécialité, mais aussi en terme de durée des contrats. Certains préfèrent les engagement longue durée alors que d’autres se concentrent sur les one-shot.

Formation minimale

Former quelqu’un à prendre votre place, même sur une courte durée, peut sembler chronophage.

C’est parce que vous devez le faire à l’échelle.

Pensez-y: si vous embauchez quelqu’un pour prendre la main à chaque fois, et que vous formez chaque individu personnellement, c’est énormément de temps et d’énergie.

N’envisagez même pas de le faire. Ce n’est simplement pas durable.

Si vous consacrez un peu de temps à la creation d’une kit de formation, cependant… quelque chose que vous pouvez envoyer à quiconque vous embauchez pour une courte durée, vous ne faites le travail qu’une seule fois.

L’une des manières les plus simples de former quelqu’un est de créer une vidéo de captures d’écran. Déclenchez votre outil d’enregistrement, décrivez chacune des étapes au fur et à mesure que vous les faites, et voilà… un outil de formation instantané!

Conseil: vous n’aimez pas les enregistrements? Vous pouvez aussi créer un PDF ou partager un guide sur Google Docs.

Retournez sur cette liste de tâches et commencez à enregistrer des captures d’écrans de toutes celles qui ne peuvent pas être automatisées. Vous pouvez démarrer un lundi et pendant toute une semaine, enregistrer chaque nouvelle tâche que vous accomplissez. Vérifiez-les au fur et à mesure, et ré-enregistrez celles qui ne vous conviennent pas parfaitement.

Vous voulez que vous enregistrement déchirent? Voici quelques conseils:

  • Allez doucement. C’est vrai pour vos actions sur l’écran et pour vos mots. Souvenez-vous que votre nouvelle recrue n’a jamais fait cela avant, alors, aller doucement et méthodiquement d’une étape à l’autre les aidera à apprendre. Si ça vous parait trop lent, c’est probablement la bonne vitesse! Parole de prof!
  • Utilisez un casque pour obtenir un son de meilleure qualité. Si votre ordinateur a un micro intégré, vous pouvez certainement l’utiliser, mais le port d’un micro-casque rendra vos enregistrements beaucoup plus clairs et aidera à éviter les incompréhensions.
  • N’utilisez pas le nom de votre recrue lors de vos enregistrements. Si vous dites “Bonjour, Jacqueline, voici comment télécharger le rapport et le partager en fin de semaine”, vous devrez tout recommencer lorsque vous formerez quelqu’un d’autre! Non pas que nous n’ayons pas foi en Jacqueline… Faites un geste pour votre futur moi, et laissez les noms de côté au moment de l’enregistrement.

Conseil de pro: Une fois vos captures d’écran terminées, envoyez-les à votre future recrue et demandez-lui de faire une checklist sur la base de ces vidéos. En regardant la checklist qu’ils auront fait vous trouverez ce qui n’était pas clair dans la video, et elle aura une meilleure idée des questions à vous poser!

Maintenant que la vidéo est tournée, revue et corrigée par la checklist créée par votre nouvel assistant, organisez une conférence téléphonique rapide pour répondre à leurs questions.

Se mettre en route

Voici un petit secret… la clé absolue pour se détacher et laisser son équipe prendre le relai est la suivante:

Détachez vous vraiment et laissez votre équipe prendre le relai.

Au final ce n’est pas plus compliqué que ça… même si ça reste le plus compliqué.

Parce qu’il est tentant de faire un petit point (et un petit point, et un petit point), mais ce n’est pas nécessairement utile. Vous rendre disponible en cas d’urgence est une chose, mais si vous payez quelqu’un pour prendre les choses en main pour vous, laissez-les prendre les choses en main pour vous!

Quels sont VOS conseils d’auto-entrepreneur pour faire une pause?

Vous travaillez avec quelqu’un qui prend le relai, ou vous utilisez quelqu’un de différent à chaque fois?

Vous planifiez tout à l’avance, ou faites tout le moment venu?

Dites-nous dans les commentaires ci-dessous comment vous faites tourner votre TPE quand vous prévoyez d’être absent!

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