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Que vous soyez un petit nouveau dans le monde de l’entrepreneuriat, ou que vous ayez construit un empire depuis les 10 dernières années, vous aurez probablement remarqué que chaque pas vers la réussite vient avec son lot de nouveaux challenges chronophages.

Plus votre entreprise croît, plus de tâches s’ajoutent à votre to-do list. Et vous vous retrouvez à jongler avec les tâches quotidiennes du chef d’entreprise et les besoins des clients qui font que votre business continue de grandir.

Lorsque des tâches de plus en plus lourdes commencent à grignoter de la place dans votre agenda, le sentiment de se sentir sous l’eau peut sérieusement prendre le dessus sur le sentiment de réussite. Et vous risquez de commencer à en avoir assez de tout ce que vous faites. Les tâches quotidiennes deviennent quelque chose qui vous répugnent au lieu de quelque chose qui vous donne envie de vous lever le matin.

De nombreux entrepreneurs se retrouvent face à cette situation délicate: il y a de plus en plus de travail et de moins en moins de temps pour le faire. Même avec le soutien d’une extraordinaire assistante ou d’une équipe qui roule comme sur des billes, plus l’entreprise grossit, plus cette liste de tâches s’allonge et plus votre temps pour les réaliser semble s’évanouir.

Échapper au trou noir des tâches chronophages

La meilleure façon d’échapper au trou noir de la liste de tâches chronophage c’est de les réduire à l’essentiel et d’adopter des systèmes. Un système vous aidera à en faire plus en moins de temps, préservant ainsi votre moral et, au passage, celui de votre équipe.

Un système rendra votre business plus efficace, et l’efficacité est la clé de la productivité. Un système vous permettra aussi de ne pas passer à côté de détails cruciaux qui pourraient vous faire perdre du temps, ou pire, des clients.

Votre processus de prospection est un élément essentiel et souvent ignoré, dont le système pourrait probablement bénéficier d’une petite mise-à-jour. Peu compliqué à mettre en place, il peut s’avérer vous épargner beaucoup de stress et de temps perdu.

Je travaille quotidiennement à mettre en place des process pour simplifier ma prospection, et voici quelques éléments que j’ai appris chemin faisant.

Un système de prospection efficace, comment ça marche?

Démarcher et intégrer de nouveaux clients est une tâche répétitive, donc mettre en place un système pour cela vous économisera à la fois des frais et des maux de tête.

1. Faciliter la prise de rendez-vous pour vos prospects. Inscrivez-vous sur un calendrier interactif en ligne tel que ChronoRDV, et invitez vos prospects à utiliser le calendrier intéractif et à booker eux-mêmes leurs rendez-vous. Une excellente manière d’éviter les aller-retours d’emails pour valider les agendas de chacun.

2. Automatisez la récupération des informations dont vous avez besoin de la part de votre prospect. Qu’avez-vous besoin de connaître de votre prospect avant même de le rencontrer? Faites une liste des questions traditionnelles que vous posez à tous vos potentiels clients et mettez-les dans un email type. Cet email pourra être programmé pour être envoyé lorsqu’ils prennent premier un rendez-vous.

3. Préparez la première consultation. Revoyez toutes les informations que le prospect vous a fait parvenir. Si vous avez une checklist pré-rendez-vous, assurez-vous que vous disposez de tous les éléments dont vous avez besoin.

4. À vous de jouer! C’est votre métier après tout, ce premier rendez-vous, vous savez quoi faire…

5. Envoyez votre facture immédiatement. Une fois que votre prospect a signé, envoyez-lui immédiatement sa première facture. Pour aller plus vite, vous pouvez demander votre règlement via Paypal ou mieux encore, les faire payer sur place, à la cloture du rendez-vous.

6. Envoyez votre kit de bienvenue, une fois le paiement approuvé. Maintenant que vous avez un nouveau client, assurez-vous qu’ils ont toutes les informations nécessaires pour travailler avec vous. Créez un « kit de bienvenue » que vous pouvez leur transmettre par email. Ce kit doit idéalement être le même pour tous les clients sans forcément avoir besoin de le personnaliser.

Il comprends:

  • conditions générales de vente
  • process de prise de rendez-vous ou d’annulation
  • à quoi s’attendre lorsque l’on travaille avec vous
  • travail préparatoire ou consignes dont les clients pourraient avoir besoin pour mieux effectuer votre mission
  • tout autre information pertinente à laquelle vous pouvez penser…

7. Comme on dit à la Nouvelle-Orléans « let the good times’ roll ». Il est temps de passer à ce que vous faites de mieux: votre métier.

En conclusion

Un mode opérationnel qui roule, c’est un chef d’entreprise heureux.

Pour toutes les opérations répétitives de la gestion de votre entreprise, vous pouvez établir des process qui vous feront gagner en temps et en stress, et qui vous permettront de les déléguer facilement si le besoin se présente.

Tout entrepreneur a le droit et le devoir de passer le plus clair de son temps à faire la chose qu’il aime, et pour laquelle il a créé son business au départ. Non?

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